Microsoft Access wird in vielen Unternehmen zum Speichern und Abrufen von Informationen verwendet. Sie können mit dem Berichts-Assistenten auch einen einfachen Bericht erstellen.

Öffnen Sie Ihre Access-Datenbank und klicken Sie links im Feld Objekte auf Berichte. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Bericht zu starten.

Wählen Sie im Fenster Neuer Bericht den Assistenten für Berichte aus. Wählen Sie darunter den aus der Dropdown-Liste aus, welche Abfrage oder Tabelle Sie zum Erfassen des Berichts sammeln möchten. In diesem Fall möchte ich einen Bericht über die Kunden von Tech_Company erstellen. Nachdem Sie die richtigen Daten ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.

In diesem nächsten Teil des Assistenten können Sie die verschiedenen Felder aus der ausgewählten Tabelle oder Abfrage auswählen. Dies ist ideal, wenn Sie nur einen Bericht erstellen möchten, der auf bestimmten Daten in einer Tabelle basiert. Markieren Sie die Informationen in den verfügbaren Feldern und drücken Sie die Pfeiltaste, um sie in die ausgewählten Felder zu verschieben. Hier habe ich den Kunden Vorname, Nachname, Ort und Telefonnummer ausgewählt. An dieser Stelle können Sie Fertigstellen auswählen, wir möchten jedoch ein wenig mehr Funktionen des Assistenten verwenden. Klicken Sie dann auf Weiter.

In diesem Fenster können Sie auswählen, dass Sie verschiedenen Teilen Ihrer Daten eine Gruppierung hinzufügen möchten. Da ich einen einfachen Bericht demonstriere (weitere Tutorials zum Erstellen von benutzerdefinierten Berichten folgen in Kürze), klicken Sie einfach auf Weiter.

Hier legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Daten im Bericht angezeigt werden. Dies ist eine Anpassung, über die Sie entscheiden müssen, wie Sie die Daten präsentieren möchten. Hier wähle ich, den Nachnamen jedes Kunden in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren.

Hier wählen Sie das Layout des Berichts. Je nachdem, wie Sie die Daten präsentieren möchten, wird das Layout bestimmt. Für diesen Bericht wähle ich Layout = Tabellarisch, Ausrichtung = Hochformat, und ich finde es am besten, dass Sie das Kontrollkästchen "Feldbreite anpassen" so einstellen, dass alle Felder auf eine Seite passen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich alle relevanten Daten auf jeder Seite befinden und nicht auf mehreren Seiten verstreut sind. Klicken Sie auf Weiter.

Als Nächstes wählen Sie den Stil oder das Erscheinungsbild des Berichts. Verwenden Sie erneut Ihr bestes kreatives Urteilsvermögen. Für diesen Bericht wähle ich Fett. Klicken Sie auf Weiter.

Du bist fast fertig! Wählen Sie einen Namen für Ihren Bericht. Wenn dies ein Bericht sein soll, dessen Speicherung Sie planen und von Zeit zu Zeit ausführen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie und andere Datenbankbenutzer den Bericht problemlos finden und ausführen können. Nachdem Sie Ihren Bericht benannt haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie sehen jetzt die Ergebnisse des von Ihnen erstellten Berichts. Von hier aus können Sie den Bericht drucken, zurückgehen und Designänderungen vornehmen oder möglicherweise weitere Tabellen oder Felder hinzufügen. Wenn Sie mit dem Aussehen des Berichts zufrieden sind, speichern Sie ihn, und Sie können ihn dann nach oben ziehen, wenn Sie ihn benötigen.

Wenn Sie mit Access überhaupt nicht vertraut sind, würde ich empfehlen, zur Roadmap to Access 2003-Schulung zu gehen.

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