Dokumente und Vorlagen einschränken und schützen

Inhaltsverzeichnis:

Schränken Sie die Formatierung in einem Dokument ein
Bearbeitung in einem Dokument einschränken

Dokumente und Vorlagen einschränken und schützen - Blog 2023

Durch die Einschränkung und den Schutz eines Dokuments stellen Sie sicher, dass Sie die endgültige Autorität für den Fortschritt haben.

SCHULNAVIGATION

Vorlagen verwenden, um gemeinsames Layout und Formatierung sicherzustellen
Verfolgen von Änderungen an einem Dokument
Verwenden von Kommentaren zum Anzeigen von Änderungen in einem Dokument
Dokumente und Vorlagen einschränken und schützen
Dokumente versionieren, vergleichen und kombinieren

Auch wenn Sie möchten, dass andere Prüfer Änderungen vorschlagen und Kommentare zu einem Dokument abgeben, kann es gelegentlich vorkommen, dass Sie die Bearbeitung und das Ändern der Formatierung einschränken möchten.

Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise alle Änderungsnachverfolgung erzwingen oder Überprüfer auf das Kommentieren beschränken. Es geht darum, sicherzustellen, dass Ihr Dokument nicht so geändert werden kann, dass es nicht Ihrer Vision oder Ihrem Stil entspricht.

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie die Formatierung und die Arten der Bearbeitung einschränken, die andere Prüfer für Ihr Dokument ausführen können. Wenn sich Ihr Dokument kurz vor dem endgültigen Zustand befindet, können Sie es als endgültig markieren, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Möglicherweise möchten Sie den Zugriff auf Ihr Dokument beschränken, um nur Ihr Prüfteam einzubeziehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort schützen können. Dann können Sie nur Ihrem Team das Kennwort mitteilen, und niemand anderes kann das Dokument öffnen.

Wir fangen damit an, indem wir Ihnen die Beschränkung der Formatierung in einem Dokument vorstellen.

Schränken Sie die Formatierung in einem Dokument ein

Wenn Sie ein Dokument zur Überprüfung an andere Personen verteilen, möchten Sie möglicherweise nicht, dass diese die Formatierung des Dokuments ändern. Mit Word können Sie alle oder einige Themen und Stile einschränken. Außerdem können Prüfer einige Themen und Stile ändern. Klicken Sie dazu im Abschnitt "Protect" der Registerkarte "Review" auf "Restrict Editing".

Der Bereich "Bearbeitung einschränken" wird rechts vom Haupttext angezeigt. Wählen Sie im Abschnitt „Formatierungsbeschränkungen“die Option „Formatierung auf eine Auswahl von Stilen beschränken“und klicken Sie auf den Link „Einstellungen…“.

Im Dialogfeld „Formatierungsbeschränkungen“sind standardmäßig alle Stile im Feld „Derzeit aktivierte Stile zulässig“ausgewählt. Um nur bestimmte Stile auszuwählen, die im Dokument verwendet werden sollen, können Sie mit der Schaltfläche „Keine“alle Stile deaktivieren und dann die Stile auswählen, die Sie zulassen möchten. Sie können auch die empfohlenen Mindeststile von Word verwenden, indem Sie auf "Empfohlenes Minimum" klicken. Wählen Sie im Abschnitt "Formatierung" unten im Dialogfeld ggf. weitere Einschränkungen aus und klicken Sie auf "OK".

Im folgenden Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie nicht zulässige Formatvorlagen entfernen möchten. Wir empfehlen Ihnen nicht. Es kann sich herausstellen, dass Sie diese Stile zukünftig im Dokument verwenden möchten. Andere Prüfer können sie nicht ändern oder anwenden.

Klicken Sie auf "Nein", um die Stile beizubehalten, die in Ihrem Dokument nicht zulässig sind.

Bevor diese Einschränkungen angewendet werden können, müssen Sie den Schutz durchsetzen. Wir werden das besprechen, nachdem wir Ihnen gezeigt haben, wie Sie die Bearbeitung einschränken können.

Bearbeitung in einem Dokument einschränken

Sie können nicht nur die Formatierung für Überprüfer eines Dokuments einschränken, sondern auch die Art der Bearbeitung, die Überprüfer für ein Dokument ausführen können. Aktivieren Sie im Bereich "Bearbeitung einschränken" das Kontrollkästchen "Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen" und wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus, um die Art der Bearbeitung anzugeben, die Sie in Ihrem Dokument zulassen möchten. Sie können anderen Prüfern erlauben, nur Änderungen zu verfolgen, Kommentare einzugeben oder Formulare auszufüllen. Sie können das Dokument sogar so einschränken, dass andere Personen es nur lesen und keine Änderungen vornehmen können.

Sie werden sich vielleicht fragen, was der Unterschied zwischen der Beschränkung der Bearbeitung auf nur nachverfolgte Änderungen und dem Festhalten von "Änderungen nachverfolgen" ist, wie in Lektion 2 beschrieben. Es gibt eigentlich keinen Unterschied. Die Funktionalität ist die gleiche. Sie können die für Sie einfachere Methode verwenden.

Sie können Ausnahmen für die eingeschränkte Formatierung und Bearbeitung festlegen oder Personen, die das Dokument frei bearbeiten dürfen. Klicken Sie im Bereich "Einschränkung der Bearbeitung" im Abschnitt "Ausnahmen (optional)" auf den Link "Weitere Benutzer …".

Im Dialogfeld "Benutzer hinzufügen" können Sie Benutzer vom aktuellen Computer aus hinzufügen, von einer Domäne, zu der der aktuelle Computer gehört, oder durch Eingabe der E-Mail-Adresse eines Benutzers. Trennen Sie alle Benutzer und E-Mail-Adressen durch ein Semikolon und klicken Sie auf "OK", wenn Sie fertig sind.

Die Personen, die Sie im Dialogfeld „Benutzer hinzufügen“hinzugefügt haben, werden im Feld „Personen“im Abschnitt „Ausnahmen (optional)“des Bereichs „Einschränkung der Bearbeitung“angezeigt. Wählen Sie das gesamte Dokument oder einen Teil des Dokuments aus, das eine Person bearbeiten kann, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für diese Person im Feld "Personen".

Nachdem Sie die Formatierung und Bearbeitung für das Dokument wie gewünscht eingeschränkt haben, müssen Sie Word anweisen, den Schutz durchzusetzen, damit es wirksam wird. Klicken Sie im Bereich "Durchsetzung starten" des Bereichs "Beschränkung der Bearbeitung einschränken" auf "Ja, Erzwingung des Schutzes starten".

Vergewissern Sie sich, dass im Dialogfeld "Erzwingungsschutz starten" die Option "Kennwort" ausgewählt ist, geben Sie ein Kennwort zweimal ein und klicken Sie auf "OK".

Beachten Sie, dass kein Kennwort erforderlich ist und das Dokument nicht vollständig geschützt wird (das Dokument wird nicht verschlüsselt). Es hilft einfach zu verhindern, dass Benutzer die Formatierungs- und Bearbeitungseinschränkungen deaktivieren.

Wenn Sie "Benutzerauthentifizierung" wählen, wird wahrscheinlich folgender Fehler angezeigt:

„Ihr Computer ist nicht für die Verwaltung von Informationsrechten (IRM) eingerichtet. Melden Sie sich zum Einrichten von IRM bei Office an, öffnen Sie eine vorhandene, durch IRM geschützte Nachricht oder ein Dokument, oder wenden Sie sich an Ihren Helpdesk. “

Wir empfehlen die Verwendung eines Passworts. Es ist viel einfacher

Nachdem die Einschränkungen erzwungen wurden, wird im Bereich "Bearbeitung einschränken" der entsprechende Text angezeigt, sodass der Prüfer nur die zulässigen Bearbeitungs- und Formatierungsaufgaben ausführen kann.