Anfänger: Erstellen, Verwalten und Zuweisen von Kategorien in Outlook 2013 - Blog 2023
In Outlook 2013 können Sie Kategorien Kategorien zuordnen und diese Kategorien anpassen. Die Kategorien von Kategorien sind universell in Outlook und Sie können jede Kategorie einer Tastenkombination zuordnen. So können Sie E-Mails, Kalenderereignisse und Notizen mit wenigen Tastenkombinationen kategorisieren.
In den letzten Monaten haben wir viel über Outlook 2013 und seine verschiedenen Bereiche gesprochen. Wir haben darüber gesprochen, wie Sie die wichtigsten Funktionen beherrschen, z. B. das Verfassen und Senden von E-Mails, das Erstellen und Verwalten von Kontakten sowie das Importieren Ihrer Google Mail-Kontakte. Wir haben uns auch mit den anderen Aspekten von Outlook befasst, wie Sie Aufgabenlisten erstellen können, um Sie bei Ihrer Aufgabe zu unterstützen. Und natürlich gibt es den wichtigen Kalender, der für alle unerlässlich ist, die einen Zeitplan effektiv einhalten möchten.
Was dies alles bedeutet, ist, dass Sie damit viel tun können, um Ihre anstrengende Arbeit und sogar Ihr persönliches Leben besser zu bewältigen. Bevor wir jedoch den Ausblick auf Outlook 2013 abschließen, sollten wir noch zwei Aspekte behandeln, auf die wir Wert legen: Kategorien und Suche.
Über diese Kategorien
Klicken Sie zum Anpassen Ihrer Kategorien auf die Schaltfläche „Kategorisieren“und wählen Sie dann „Alle Kategorien…“aus dem Dropdown-Menü. Mit diesem Dialogfeld können Sie neue Kategorien erstellen, alte löschen, umbenennen, Farben ändern und Tastenkombinationen zuweisen.
Beachten Sie im folgenden Screenshot, wie wir der blauen Kategorie „STRG + F2“zugewiesen haben.Jetzt können Sie beispielsweise Kategorien auf beliebige Elemente anwenden. Nehmen wir unser dummes Beispiel, wir haben die Aufgabe, "La vida loca" zu leben, und wir haben es mit den Kategorien "Persönlich" (violett) und "Dringend" (rot) gekennzeichnet.
Beachten Sie diesen sehr hilfreichen Tipp: Wenn Sie Ihren Kategorien Tastenkombinationen zuweisen und Ihre Kategorien fest im Speicher gespeichert haben, können sie das Organisieren von E-Mails, Terminen und anderen Outlook-Elementen schnell erledigen.
Hier ist zum Beispiel ein E-Mail-Header aus einer Nachricht in unserem Posteingang. Wir haben ihn mit der Kategorie Arbeit markiert. Wenn wir nun nach dieser bestimmten Nachricht suchen müssen, können wir Kategorien verwenden, um nicht zusammenhängende Nachrichten herauszufiltern.
Beachten Sie auch, dass Sie Aufgaben, E-Mails und andere Outlook-Elemente schnell mit einer Standardkategorie markieren können, wie im folgenden Screenshot. Hier haben wir einige Aufgaben als URGENT gekennzeichnet, indem Sie einfach auf das kleine Kästchen in der Spalte KATEGORIEN klicken.
Es ist klar, dass Kategorien sehr hilfreich sein können, und sie sind in Outlook eine weitgehend unerreichte Funktion. Lernen Sie, sie effektiv zu nutzen, und Sie können alle Ihre Sachen in den zugehörigen Kategorienbereichen organisieren.
Einfache Suche in Outlook
Lassen Sie uns das abschließen, indem wir kurz über die Suche nach Elementen in Outlook sprechen. Wir meinen, dass dies hauptsächlich für E-Mails gilt, aber die Suche erstreckt sich über die gesamte Anwendung. Wenn Sie auf den Suchbereich klicken, z. B. im Posteingang (oder in einem anderen E-Mail-Ordner), ändert sich die Multifunktionsleiste, um eine Fülle von Suchwerkzeugen zu erhalten.
Warum ist das alles hier? Je mehr Möglichkeiten Sie haben, nach einer Nachricht zu suchen, desto besser sind Ihre Chancen, sie zu finden. Sehen Sie hier im folgenden Screenshot, wir klicken auf die Schaltfläche "Betreff" und können das entsprechende Feld mit dem füllen, was der Betreff enthalten soll. In diesem Fall möchten wir alle Themen zu „Arbeit“finden.
Beachten Sie, dass die Ergebnisse, die auftauchen, eigentlich Aufgaben sind. Dies zeigt, wie Outlook Suchergebnisse von allem speichert, was es speichert.
Wenn Sie Ihre Suchfähigkeiten in Outlook maximieren möchten, können Sie das Durcheinander schnell beseitigen, indem Sie sich etwas Zeit nehmen und die Optionen der Suchleiste ausprobieren. Beachten Sie, dass Sie bei zu großen und zu unterschiedlichen Ergebnissen Ihren Geltungsbereich immer mit den entsprechend bezeichneten Scope-Werkzeugen verfeinern können.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nach Macht und ultimativer Kontrolle für Ihre Suche suchen, versuchen Sie es mit dem Formular Erweiterte Suche, indem Sie auf die Schaltfläche "Suchwerkzeuge" im Abschnitt Optionen klicken.
Die Verwendung des Formulars "Erweiterte Suche" ist bei Weitem die beste und einfachste Möglichkeit, Outlook zu durchsuchen. Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, wir sind sicher, dass Sie in kürzester Zeit herausfinden werden, wie Sie Ihre Sachen finden.
Suchoptionen
Outlook arbeitet mit Windows Search, das wir vor einiger Zeit eine ganze Serie geschrieben haben. Diese Optionen wirken sich darauf aus, wie Elemente sowohl in Windows als auch in Outlook durchsucht werden.
Wenn Sie auf "Indexierungsoptionen …" klicken, öffnen Sie das Kontrollfeld "Indexierungsoptionen", in dem Sie einstellen können, wie oder ob Outlook vom Windows Search-Indexer indiziert wird. Bei den restlichen Optionen handelt es sich hauptsächlich um Suchergebnisse, wie sie angezeigt werden und von wo aus die Ergebnisse angezeigt werden.
Kategorien und Suche sind zwei nicht bekannte Funktionen, die Sie Ihrem Outlook-Repertoire hinzufügen können. Diese Funktionen runden das Office-Erlebnis ab. Wenn Sie Outlook ausgiebig verwenden und viele E-Mails erhalten, viele Kalendertermine erstellen oder lange Aufgabenlisten erstellen, ist es wichtig, dass Sie diese nicht nur organisieren, sondern auch nach etwas suchen können, insbesondere wenn Sie es wissen was Sie suchen, ist von unschätzbarem Wert.
