2024 Autor: Peter John Melton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-16 04:41
Bevor Sie Office-Dokumente öffentlich veröffentlichen oder an jemanden senden, möchten Sie wahrscheinlich überprüfen, welche verborgenen Informationen das Dokument enthält, und die vertraulichen Daten entfernen. Diese Metadaten können Ihre Privatsphäre verletzen oder peinlich sein.
Versteckte Daten anzeigen und entfernen
Klicken Sie in Office 2013 oder Office 2010 auf das Menü Datei und dann auf Info. Das Dokument Dokument prüfen wird im Vordergrund angezeigt und informiert Sie über die potenziell vertraulichen Informationen, die das Dokument enthält. Diese Informationen sind offensichtlicher als in älteren Office-Versionen. Sie können jedoch leicht übersehen werden, wenn Sie nicht wissen, dass Office diese sensiblen Daten Ihren Dokumenten hinzufügt.
Klicken Sie in Office 2007 in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Office orb, zeigen Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie auf Dokument prüfen.
Welche Art von Metadaten speichert Office?
Office speichert Dokumenteigenschaften, einschließlich Details wie Autor, Betreff, Titel, Datum, an dem Sie ein Dokument erstellt haben, wann Sie es zuletzt geändert haben, und wie lange Sie an dem Dokument gearbeitet haben. Diese Eigenschaften enthalten auch den Namen aller Vorlagen, die Sie beim Erstellen des Dokuments, der E-Mail-Header und anderer verwandter Informationen verwendet haben. Dies kann peinlich sein - Sie können beispielsweise einen TPS-Bericht an Ihren Vorgesetzten senden und sagen, Sie hätten den ganzen Tag allein damit gearbeitet. Die Metadaten könnten jedoch zeigen, dass Sie nur wenige Minuten am TPS-Bericht gearbeitet, mit anderen Personen zusammengearbeitet haben und dass Sie beim Erstellen des Berichts eine Vorlage mit dem Namen "Useless TPS Report Template" verwendet haben. Schlimmer noch, es gibt noch andere Auswirkungen auf den Datenschutz - Sie möchten möglicherweise ein Dokument im Internet veröffentlichen, ohne dass Ihr Name damit verbunden ist. Ihr Name wird jedoch standardmäßig in den Eigenschaften des Dokuments angezeigt.
Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen und Text, der als ausgeblendeter Text formatiert ist, können ebenfalls eingefügt werden. Sie werden jedoch nicht angezeigt, wenn Sie das Dokument mit einem Mauszeiger überarbeiten. Das Tool teilt Ihnen mit, ob Ihr Dokument diese Informationen enthält.
Wenn Sie beim Schreiben des Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält es noch mehr Daten. In den Metadaten werden die Namen aller Personen angezeigt, die an dem Dokument gearbeitet haben, sowie Kommentare, Revisionsmarken, Freihandanmerkungen und frühere Versionen des Dokuments. Wenn Sie ein Dokument veröffentlichen, an dem Sie gearbeitet haben, möchten Sie wahrscheinlich alle diese Daten entfernen, anstatt sie zu teilen.
So verhindern Sie, dass Office Metadaten speichert
Leider müssen Sie das Document Inspector-Tool verwenden, um vertrauliche Daten aus jedem einzelnen Dokument zu entfernen, bevor Sie sie veröffentlichen oder für andere Personen freigeben. Es gibt keine integrierte Möglichkeit, diese Informationen aus mehreren Dokumenten gleichzeitig zu entfernen, und es gibt keine Office-weite Einstellung, um zu verhindern, dass Office diese Daten auf Dokumente anwendet.
Sie können jedoch die Metadaten bei jedem Speichern einer Datei automatisch entfernen. Sie müssen diese Einstellung auf jedes Dokument anwenden, das Sie verwenden. Dies ist eine dokumentenspezifische Einstellung und keine systemweite Einstellung.
Um zu verhindern, dass Office Metadaten zusammen mit Ihren Dokumenten speichert, klicken Sie im Menü Datei auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Vertrauensstellungscenter aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter und wählen Sie Datenschutzoptionen. Aktivieren Sie die Option "Persönliche Informationen aus Dateieigenschaften beim Speichern entfernen". Wenn es ausgegraut erscheint, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Dokumentinspektor, führen Sie den Dokumentinspektor aus und entfernen Sie alle persönlichen Informationen des Dokuments. Sie sollten dann das Kontrollkästchen aktivieren können.
Denken Sie daran, dass Sie diese Option für jedes Dokument separat ändern müssen.
Diese Informationen können nützlich sein, und einige davon sind sogar für die Zusammenarbeit oder für Unternehmen wichtig, um zu verfolgen, wer an einem Dokument gearbeitet hat. Wenn das Dokument jedoch veröffentlicht werden soll, möchten Sie diese Metadaten wahrscheinlich entfernen.
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