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Überprüfen Sie Ihre E-Mails öfter als nötig? Treten bei Ihnen Entzugserscheinungen auf, wenn Sie Ihre E-Mail seit einiger Zeit nicht überprüft haben? Die zwanghafte E-Mail-Überprüfung ist eine ungesunde Angewohnheit, die Sie davon abhält, wichtigere Dinge zu tun. Nutzen Sie positive Belohnungen, um eine gesündere Beziehung zu Ihrem Posteingang herzustellen.

E-Mail ist nicht immer produktiv

Es gibt drei Hauptgründe, warum E-Mails nicht immer produktiv sind.

1. E-Mails brauchen Zeit von anderen Dingen: Es kann leicht sein, eine zwanghafte E-Mail-Überprüfung zu rechtfertigen, da Sie das Gefühl haben, etwas erledigt zu haben. Das Durchlesen von Nachrichten, das Beantworten einiger Nachrichten und das Leeren Ihres Posteingangs sollten eine gute Sache sein. Es ist jedoch nur dann produktiv, wenn es absichtlich gemacht wird - nicht während einer Zeit, die für andere, wichtigere Aufgaben umgekehrt wurde.

2. E-Mails können sich nicht von chit-chat unterscheiden: Die Verwendung von E-Mail zur Kommunikation mit Freunden, Kollegen oder Bekannten kann sich nicht von Schwätzchen im Mittagsraum unterscheiden. Wenn das Gespräch nicht so wichtig ist und über eine vernünftige Pausenzeit hinausgeht, lenkt es Sie von Ihrer Arbeit ab.

3. Bei E-Mails geht es normalerweise um andere Personen: E-Mail fordert Sie auf, auf die Bedürfnisse, Anfragen und Fragen anderer Personen einzugehen - und nicht auf Ihre eigenen. E-Mails haben an Ihrem Tag eine Zeit und einen Ort, aber sie müssen eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort haben. Nicht immer, wenn Sie Lust haben, nachzufragen.

Diagnostizieren sie ihr problem

Menschen machen zwanghafte Dinge aus allen möglichen Gründen. Der häufigste Grund ist zu vermeiden, etwas besonders Unangenehmes zu erleben. Wenn Sie Ihre E-Mails zehn Mal am Tag ohne triftigen Grund abrufen, versuchen Sie wahrscheinlich, jemanden oder etwas zu meiden.

Eine zwanghafte E-Mail-Überprüfung könnte Ihre Ausweichmethode sein:

  • Eine sich abzeichnende Frist
  • Schreibblockade
  • Unsicherheit darüber, was als nächstes zu tun ist
  • Langeweile
  • Behebung eines wichtigen Problems, das Sie daran hindert, Arbeit zu verrichten
  • Vorbereitung auf ein geplantes Engagement
  • Eigentlich an etwas arbeiten

Informieren Sie sich über die möglichen Gründe, warum Sie Ihre E-Mails öfter abrufen, als für die Diagnose Ihres Problems erforderlich.

Bestätigen Sie Ihre zwanghafte Gewohnheit

Der nächste Schritt zur Änderung Ihrer zwanghaften E-Mail-Gewohnheit ist das Nachverfolgen. Überwachen Sie, wie oft Sie Ihren Posteingang öffnen. Beachten Sie, wie viel Zeit Sie durchschnittlich bei jedem Besuch aufwenden.

Behalten Sie eine positive Einstellung im Prozess. Beurteilen Sie sich nicht als unproduktiv, unkonzentriert oder als Fehlschlag, wenn Sie Schwachstellen oder Fehler erkennen. Selbstbestrafung hilft dir nicht, positive Änderungen vorzunehmen. Erkennen Sie einfach Ihre Muster und erkunden Sie die Motivationen, wie oben beschrieben.

Bestätigen Sie weiterhin Ihre zwanghafte E-Mail-Gewohnheit, bis Sie es nicht mehr aushalten können - bis Sie nicht mehr stehen können, wenn Sie nichts dagegen tun. Denn das zwingende Verhalten kann nur durch folgende Maßnahmen angegangen werden:

    1. Akzeptieren, dass es existiert
    2. Sei ehrlich genug, um zu verstehen warum
    3. Grund genug zu haben, etwas dagegen zu unternehmen

Wenn Sie wirklich motiviert sind, eine Änderung vorzunehmen, ist es relativ einfach, mit kleinen Schritten zu beginnen.

Beginnen Sie mit Baby-Schritten und positiver Belohnung

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Eine positive Belohnung hilft Ihnen, Ihr gewünschtes Verhalten mit guten Gefühlen und / oder positivem Feedback in Verbindung zu bringen. Führen Sie die folgenden sieben Schritte aus, um den Besuch Ihres E-Mail-Postfachs gesünder und produktiver zu gestalten.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Dokument zur E-Mail-Verantwortlichkeit

Erstellen Sie ein Dokument, auf das Sie sich bezüglich Ihrer E-Mail-Verantwortlichkeit beziehen. Stellen Sie sicher, dass es visuell und dynamisch genug ist, um damit arbeiten zu können. Sie fügen diesem Dokument in den folgenden Schritten Inhalte hinzu, passen diese jedoch an Ihre Präferenzen an.

Schritt 2: Geben Sie die gewünschte Verhaltensänderung (oder das Endziel) an.

Schreiben Sie oben auf das Dokument, wie oft Sie Ihre E-Mails abrufen möchten.

Dies kann so allgemein sein wie "Ich möchte meine E-Mails nicht so oft abrufen" oder so spezifisch wie "Ich möchte meine E-Mails nur an Wochentagen um 10 und 15 Uhr und an Wochenenden um 16 Uhr abrufen."

Überlegen Sie sich Ihr Endziel und geben Sie, wenn möglich, die Gründe für die Auswahl an.

Schritt 3: Gib deine Schwächen zu

Geben Sie unter Ihrer Aussage die Gründe an, warum Sie das gewünschte Ziel in den entsprechenden Zeilen nicht bereits erreicht haben.

Seien Sie wieder spezifisch und verwenden Sie keine unnötig scharfe Sprache, wie z. B. "Ich bin schlecht im Zeitmanagement" oder "Ich kann mich einfach nicht kontrollieren."

Verwenden Sie eine objektive Sprache, mit der Sie sich auf das konzentrieren, was passiert und warum. Weitere funktionale Aussagen sind:

  • "Ich habe Schwierigkeiten, meine Zeit zu managen, wenn ich wichtige Projekte habe, für die ich mich nicht bereit fühle."
  • "Ich habe Schwierigkeiten, dem Drang nachzugehen, meine E-Mails abzurufen, selbst wenn ich weiß, dass ich das nicht tun muss, weil ich lieber keine Momente der Stille habe, um darüber nachzudenken, was ich eigentlich tun sollte."

Versuchen Sie, mindestens fünf Ihrer Schwächen aufzulisten.

Angenommen, Sie möchten Ihren Posteingang einmal am Morgen und am späten Nachmittag abrufen. Derzeit überprüfen Sie es ungefähr alle zwanzig Minuten, während Sie sich am Computer befinden.

Hier sind fünf potenzielle Schwächen, die Ihnen im Weg stehen:

  • Sie sind nicht begeistert von Ihren anderen Computeraufgaben.
  • Beim Pendeln und Warten in der Öffentlichkeit wird es Ihnen langweilig, Sie möchten nicht mit den Menschen in Ihrer Umgebung interagieren und feststellen, dass das Prüfen von E-Mails auf Ihrem iPhone die Zeit verstreicht.
  • Sie sorgen sich um hängende E-Mail-Fragen oder Konversationen und möchten wissen, was der nächste Schritt ist - sobald Mr.Smith geht zurück zu dir.
  • Sie möchten Mr. Smith gefallen, indem Sie ihm umgehend antworten, auch wenn er Ihren Gehaltsscheck nicht ausschreibt und Ihnen nicht besonders nahe steht.
  • Sie hoffen, eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten zu können, dass jemand auf Facebook, Twitter oder LinkedIn eine Konversation mit Ihnen anstößt, als Bestätigung, dass Sie wichtig genug sind, um mit ihm zu sprechen.

Es macht zwar keinen Spaß, Ihre Schwächen beim Prüfen von E-Mails zu untersuchen, aber es ist hilfreich, Ihre Gewohnheiten zum besseren Verhalten umzuprogrammieren.

Schritt 4: Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen anhand Ihrer Schwächen

Gehen Sie nun jede Schwachstelle Ihrer Liste durch und fügen Sie rechts eine zusätzliche Spalte hinzu. Identifizieren Sie die Situationen (real oder imaginiert), in denen Sie diese Schwächen aufzeigen.

Angenommen, Sie haben in der linken Spalte "Ich habe Schwierigkeiten mit der Verwaltung meiner Zeit, wenn ich wichtige Projekte habe, die ich nicht fertig stellen möchte".

Beschreiben Sie dann in der rechten Spalte die problematische Situation. Es wäre so etwas wie: "Ein wichtiges Projekt haben, an dem gearbeitet wird" oder "Ein wichtiges Projekt, an dem ich arbeite, und ich fühle mich nicht bereit, es zu Ende zu bringen" oder sogar "Sich über ein wichtiges Projekt unsicher zu fühlen"

Sobald Sie sich der schwierigen Situation bewusst sind, werden Sie besser darauf vorbereitet sein.

Schritt 5: Erstellen Sie eine Checkliste für positive Belohnungen

Wenn Sie Ihre Spalten so einrichten, dass sie Ihre Schwächen beschreiben und wie sie entstehen, fügen Sie rechts eine dritte Spalte hinzu.

Verwenden Sie diese Spalte, um Aktionsschritte aufzulisten, die Sie ergreifen können, um die problematischen Situationen zu überwinden, die die Schwachstellen auslösen, die Sie daran hindern, Ihre E-Mail zu Ihren Bedingungen in der gewünschten Häufigkeit zu überprüfen.

Fügen Sie dann eine vierte Spalte hinzu, in der Sie Instanzen abhaken können, wenn Sie eine der Aktionen aus der dritten Spalte ausführen.

Hier können Sie Ihr Dokument auf eine Weise formatieren:

Sie werden feststellen, dass es für jeden Aktionsschritt nur ein Kontrollkästchen gibt. Während des Tages können Sie diesen Schritt mehrmals ausführen. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Kontrollfeldspalten hinzu.

Schritt 6: Belohnen Sie sich dafür, dass Sie Ihre Aufgabe erledigen

Sobald Sie Ihr Dokument eingerichtet haben, drucken Sie eine Kopie aus oder lassen Sie sie auf Ihrem Desktop geöffnet. Von nun an beziehen Sie sich auf dieses Dokument, um den Besuch Ihres Posteingangs neu zu trainieren.

Jedes Mal, wenn Sie ein Kästchen in der Spalte ganz rechts markieren, können Sie Ihre E-Mails abrufen - wissen Sie, dass Sie es verdient haben. Die positiven Gefühle bei der Überprüfung Ihrer E-Mails nach dem Sie erreichen etwas Sinnvolles, das Sie dazu inspiriert, Ihren Posteingang auf verschiedene Weise zu betrachten.

Hier ist ein Beispiel. Lassen Sie uns noch einmal aus der Schwäche ziehen: „Ich habe Schwierigkeiten, meine Zeit zu managen, wenn ich wichtige Projekte habe, für die ich mich nicht bereit fühle.“ Nehmen wir an, eine der Herausforderungen, die mit dieser Schwäche verbunden sind, ist: Hier nun drei mögliche Handlungsschritte, die Ihnen helfen, Ihr Ziel zu überwinden und / oder darauf hinzuarbeiten:

    1. Drucken Sie einen Artikel / eine Ressource / ein Dokument, das Sie daran erinnert, warum Ihr Projekt so wichtig ist und / oder warum Sie es erfolgreich abschließen können.
    2. Bitten Sie einen Freund oder Kollegen um Hilfe oder Perspektive, wenn Sie sich festgefahren fühlen.
    3. Schreiben Sie einen Zeitplan oder eine Aufgabenliste für Ihr Projekt.
    4. Überprüfen und / oder Überarbeiten Ihres Zeitplans oder Ihrer Aufgabenliste für Ihr Projekt.
    5. Fertigstellen eines Elements in Ihrem Zeitplan oder in der Aufgabenliste für Ihr Projekt.

Aktivieren Sie jedes Mal, wenn Sie einen dieser Schritte ausführen, ein Kästchen und aktivieren Sie, dass Sie Ihre E-Mail nach dem Erwerb überprüfen können. Wenn Sie nicht das Bedürfnis verspüren, Ihre E-Mails abzurufen, können Sie natürlich sofort zur nächsten Aufgabe übergehen. Wie Sie sehen können, begann jeder dieser Schritte damit, Ihre E-Mails nicht zwangsweise zu prüfen und Ihre Produktivitätsziele zu erreichen.

Sie müssen nicht perfekt sein. Es ist in Ordnung, wenn Sie Ihren Posteingang einchecken, ohne zuvor ein Kästchen markiert zu haben. Aber zumindest auf das achten, was Sie tun. Achten Sie darauf, wie unterschiedlich es sich anfühlt, wenn Sie Ihren Posteingang nach Erhalt verdient haben, statt einen wirklichen Grund dafür zu haben (außer, dass Sie möglicherweise einer problematischen Situation erliegen, die die zwanghafte Gewohnheit auslöst).

Schritt 7: Verwenden Sie die Checkliste so lange, bis Sie die Änderungen bemerken

Wenn Sie Ihre Checkliste so verwenden, dass Sie sicher sind, dass Sie Ihre E-Mail-Situation unter Kontrolle haben, werden Sie feststellen, dass Sie besser sind:

  • Langeweile entdecken
  • Erkennen von Problemen bei der Arbeit, die möglicherweise schwer zugeben sind
  • Beachten Sie, wenn Sie überlastet sind
  • Negative Gefühle über Ihre Arbeit anerkennen, die Sie ausdrücken und ansprechen müssen
  • Bewusst werden von kreativen oder mentalen Blockaden
  • Gönnen Sie sich und Ihren Augen bei Bedarf eine Computerpause
  • Auf der Arbeit bleiben und sich gut fühlen, wenn es darum geht, Dinge zu erledigen

Jede dieser Fragen hilft Ihnen, die Probleme zu lösen, die, wenn sie nicht angesprochen werden, zu verschiedenen zwanghaften Verhaltensweisen führen.

Machen Sie das Prüfen von E-Mails besonders

Wenn E-Mails zu einer zwingenden Gewohnheit geworden sind, ist sie kein produktives Werkzeug mehr. Machen Sie das Prüfen von E-Mails besonders, damit sie wieder produktiv wird.

Neben der oben genannten Checklistenübung können Sie auch andere Techniken für die Verwendung positiver Belohnungen erkunden. Sie können reguläre Zeiten für die Reinigung des Posteingangs blockieren, nachdem Sie feste Stunden gearbeitet haben, und diese Zeit so einstellen, dass sie Spaß macht, mit einem Snack in der Nähe und etwas Wohlfühlmusik im Hintergrund. Sie können dieselben Prinzipien auch für die Arbeit anwenden - vom Internet trennen und / oder Ihren E-Mail-Client ausblenden und zum Ausgleich eine komfortable Arbeitsumgebung verwenden.

Belohnen Sie sich selbst für gute Arbeitsgewohnheiten, und E-Mail muss nicht Ihr Arbeitsleben übernehmen.

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